Lista obecności pracowników jest jednym z dokumentów kadrowych. Powinna zawierać nazwę zakładu pracy, wskazanie okresu pracy, podpis kierownika oraz podpisy pracownika w każdym dniu obecności w pracy. Czy lista obecności pracowników jest obowiązkowa? W świetle art. 149 Kodeksu pracy na każdym pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to konieczne w celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze stosunku pracy. Kodeks pracy nie narzuca jednak sposobu potwierdzania obecności w pracy przez pracodawcę. Stąd uważa się, że pracodawca ma całkowitą dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy. POBIERZ DRUK: LISTA OBECNOŚCI Ewidencja czasu pracy Ewidencja czasu pracy prowadzona na kartach czasu pracy służy prawidłowym wyliczeniom wynagrodzenia oraz innych świadczeń przysługujących pracownikowi ze stosunku pracy. Ponadto prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędne od strony kontroli PIP. Każdy pracodawca musi przedstawić ją w razie kontroli inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy. Rekomendowany produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka) Do najważniejszych informacji, które musi zawierać ewidencja czasu pracy, należą informacje na temat pracy w poszczególnych dobach, także w niedziele i święta oraz w dni wolne od pracy, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych. Ewidencja powinna również informować o urlopach, zwolnieniach od pracy oraz o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. Zasady prawidłowego ewidencjonowania czasu pracy pracownika Lista obecności nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy Pracodawcy bardzo często przechowują listy obecności pracowników w pracy w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy. Zabieg ten jest niestety niewystarczający. Koniecznością jest prowadzenie kart ewidencji czasu pracy, gdyż listy obecności są zbyt ograniczone. Nie zawierają wszystkich informacji, które są niezbędne do ewidencji czasu pracy. Zazwyczaj listy obecności składają się z podpisów pracowników ze wskazaniem konkretnego dnia. Pracownicy podpisują je zwykle, bądź w momencie przychodzenia, bądź w chwili opuszczania zakładu pracy. Brakuje w nich więc informacji o konkretnych godzinach pracy w ciągu dnia. Listy obecności nie zawierają ponadto żadnych informacji o godzinach nadliczbowych. Lista obecności nie może zastępować karty ewidencji czasu pracy. Nie jest z nią tożsama, dlatego w razie kontroli PIP ewidencjonowanie czasu pracy wyłącznie na jej podstawie może zostać zakwestionowane. Cele dowodowe Pracodawca nie ma obowiązku wprowadzenia potwierdzania obecności w pracy przez pracowników. Nałożenie takiego obowiązku leży jednak w jego interesie. Stosowanie systemu potwierdzania obecności w pracy służy przede wszystkim celom dowodowym. Dla przykładu pracodawca, który nie prowadził list obecności, musi liczyć się z tym, że to na nim będzie spoczywał ciężar dowodu nieobecności pracownika w pracy (Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99). Czy pracownicy muszą codziennie podpisywać listę obecności? Pracodawca powinien poinformować pracowników o sposobie i zasadach potwierdzania obecności pracowników w pracy. Zazwyczaj zapisy dotyczące tej kwestii znajdują się w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie ma regulaminu pracy, wówczas sposób i zasady potwierdzania obecności pracowników w pracy określa się w poleceniach pracodawcy. Jak już wyżej zostało wspomniane, pracodawca ma pełną dowolność wyboru sposobu potwierdzania obecności pracownika w pracy. Podejmując decyzję dotyczącą tej kwestii pracodawcy biorą pod uwagę swoje potrzeby specyfikę zakładu pracy. Najczęściej wybierają listy obecności. Listy obecności zwykle tworzone są w formie tabeli. Pracownik podpisuje się własnoręcznie w odpowiedniej rubryce wskazującej na konkretny dzień pracy. Listę obecności umieszcza się w ogólnie dostępnym miejscu. Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba zazwyczaj o wyznaczonej wcześniej godzinie własnym podpisem potwierdza zgodność zawartych w liście informacji ze stanem faktycznym. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( z 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) Chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź »

Pracownicy przychodzący do pracy potwierdzają swoją obecność w zakładzie przez podpisanie listy obecności. Jest to najprostszy sposób potwierdzania obecności pracownika w pracy, chociaż nie jedyny. Pracodawcy mogą też w inny sposób monitorować godziny pracy (karta pracownika przyłożona do specjalnego czytnika z zegarem, czy zalogowanie się w systemie informatycznym). Na skróty Potwierdzanie obecności i usprawiedliwianie nieobecności w pracyLista obecności, a dane osobowe pracownikówArt. 9 ust. 1 RODOLista obecności zgodna z RODO Potwierdzanie obecności i usprawiedliwianie nieobecności w pracy Ważnym dokumentem stosowanym w zakładach pracy jest regulamin pracy. Obowiązek jego utworzenia spoczywa na pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i który zatrudnia 50 lub więcej pracowników. Rodzaj zapisów jakie powinny znaleźć się w regulaminie pracy zawiera Kodeks pracy. Zgodnie z art. 1041 par. 1 Kodeksu pracy w regulaminie powinny znaleźć się: regulacje dotyczące zasad organizacji i porządku w zakładzie warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy jaki został przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy regulacje dotyczące sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Jeżeli w zakładzie pracy brak jest regulaminu, to obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika o obowiązujących zasadach potwierdzania przybycia, obecności oraz o sposobie usprawiedliwiania nieobecności na piśmie w terminie nie późniejszym niż 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę (art. 29 par. 3 KP). Każda nieobecność pracownika w pracy powinna być usprawiedliwiona. Do przyczyn, które mogą usprawiedliwiać nieobecność zatrudnionego w miejscu pracy należą zdarzenia i okoliczności określone w przepisach prawa pracy uniemożliwiające mu stawienie się do pracy i jej świadczenie oraz inne przypadki wskazane przez niego, które nie pozwalają mu na stawienie się w pracy i zostały uznane przez pracodawcę za czynniki usprawiedliwiające nieobecność. Pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem o przyczynie i o przewidywanym okresie nieobecności w pracy pod warunkiem, że wcześniej była ona mu wiadoma lub możliwa do przewidzenia. W przeciwnym razie nie musi informować o przyczynie swojej nieobecności, a szczególnie jeżeli jest ona spowodowana chorobą (art. 1 i art. 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. – Dz. U. 2014 poz. 1632 w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy).Lista obecności, a dane osobowe pracowników Przez „dane osobowe” należy rozumieć wszystkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Z kolei możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to taka, która może być bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowana, szczególnie za pomocą identyfikatorów jakimi są: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, bądź jeden lub kilka szczególnych czynników, które mogą określić fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwanym dalej RODO). Zgodnie z powyższym na liście obecności zapisuje się dane osobowe takie jak: imię i nazwisko pracownika, przyczynę nieobecności w pracy (np.: choroba, urlop). Jednak podane informacje mogą naruszać przepisy o RODO. Dane osobowe zgodnie z art. 5 RODO powinny być: przetwarzane zgodnie z prawem, odpowiedzialnie oraz w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą zbierane w celach konkretnych, wyraźnych i co najważniejsze prawnie uzasadnionych, nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z wymienionymi celami zgodne, stosowne i ograniczone do tego co jest niezbędne do celów, dla których są przetwarzane. Wynika z tego, że informacje o chorobie pracownika zapisywane na liście obecności nie są zgodne z prawem. Przekraczają zakres adekwatności i niezbędności celów przetwarzania 9 ust. 1 RODO zawiera zapis, że nie ma pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych, które ujawniają pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, jak również przetwarzania danych genetycznych, czy biometrycznych, których celem jest jednoznaczne zidentyfikowanie osoby fizycznej. Zabronione jest również przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej osoby. Na podstawie tego artykułu nie można zatem przetwarzać i ujawniać na liście obecności danych dotyczących zdrowia, ponieważ przynależą one do szczególnych kategorii danych, które zgodnie z RODO nie mogą być przetwarzane. Do tej pory lista obecności zawierała między innymi: datę, nazwę działu lub stanowisko pracownika imię i nazwisko pracownika godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy podpis pracownika. Takie informacje mogą nadal znajdować się na liście obecności. Wystarczy jeżeli pracodawca zadba o to, aby nie znajdowała się ona w miejscu ogólnodostępnym. Poza tym wszelkie informacje dotyczące nieobecności pracownika w pracy powinny zostać pominięte i uwzględnione w innym dokumencie prowadzonym przez dział kadr. Wystarczy też na liście obecności obok imienia i nazwiska pracownika umieścić odpowiednie oznaczenie, symbol identyfikujący jego nieobecność w pracy bez wyszczególniania powodu czy jest to choroba, czy urlop. Dokładne dane dotyczące nieobecności powinna zawierać prowadzona ewidencja czasu pracy, ponieważ pracownik ma prawo do tego, aby nie informować współpracowników o powodach swojej nieobecności w miejscu pracy, a zwłaszcza o tym na co chorował. Taką informację ma obowiązek przekazać jedynie do swojego bezpośredniego przełożonego lub do działu kadr. Pracodawca może prowadzić listę obecności oddzielnie dla każdego pracownika, do której wgląd będzie miał jedynie zainteresowany pracownik. Może też wykorzystać inne rozwiązanie jakim jest przyporządkowanie numeru do pracownika, który potwierdzi przy nim swoją obecność poprzez złożenie podpisu. Umieszczanie na liście obecności informacji o nieobecności w pracy spowodowanej chorobą lub urlopem jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych. Dane o stanie zdrowia należą do danych wrażliwych i dostęp do nich może mieć tylko pracodawca oraz dział kadr w stopniu niezbędnym potrzebnym np.: do wyliczenia wysokości wynagrodzenia jak również sam czasu pracy Pracodawca oprócz listy obecności ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika. Musi ona zawierać między innymi informacje o: godzinach pracy w poszczególnych dniach godzinach nadliczbowych pracy w porze nocnej pracy w niedzielę i święta urlopach obecnościach usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest konieczne dla prawidłowego wyliczenia wysokości wynagrodzenia pracownika lub innych świadczeń związanych z pracą. Prowadzi ją dział kadr. Informacje w niej zawarte mogą zostać udostępnione jedynie pracownikowi, którego dotyczą, pracodawcy lub przełożonemu. Data publikacji: 2020-07-28, autor: FakturaXL

Lista obecności pracownika służy do rejestrowania czasu pracy pracowników, a także czasu i przyczyn nieobecności w miejscu pracy. Pracodawcy są zobowiązani do monitorowania i uwzględniania przepracowanych godzin, ale mają prawo do samodzielnego decydowania o tym, jak to zrobić. Podajemy przykładową liste obecności pracowników.

Każdy pracodawca – niezależnie od liczby pracowników, których zatrudnia – zobowiązany jest art. 149 Kodeksu Pracy do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Jej głównym celem jest prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia oraz innych świadczeń, które są związane z pracą. Ewidencja nie musi być prowadzona wyłącznie w odniesieniu do osób, które objęte są systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe albo za pracę w porze nocnej. Konieczność sporządzania ewidencji potwierdza również rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Ewidencja czasu pracy – imienna, oddzielna dla każdego pracownika – stanowi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Karta ewidencji czasu pracy zawierać musi informacje o wymiarze wykonanej pracy w poszczególnych dobach, w tym o pracy w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych i w dni wolne od pracy, które wynikają z rozkładu czasu pracy w zwykle pięciodniowym tygodniu roboczym. Potwierdzenie w niej znaleźć muszą również wszelkie dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione). Wnioski urlopowe, czy zwolnienia lekarskie, w praktyce, stają się załącznikami do karty rozliczenia, podobnie jak pracownicze wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny. Jeżeli ewidencja dotyczy pracownika młodocianego, uwzględnić należy w niej także czas poświęcony na prace wzbronione młodocianym, dozwolone jedynie w ramach odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Pojawia się więc pytanie, czy lista obecności pracownika może być traktowana jako ewidencja jego czasu pracy? Lista obecności w pracy, a ewidencja czasu pracy Przepisy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, ale już niekoniecznie do prowadzenia listy obecności. Lista obecności w pracy nie jest bowiem tożsama z rozliczeniem czasu pracy, ani z harmonogramem (rozkładem) pracy. Podstawowa lista nie wskazuje dokładnie, ile godzin zostało przepracowanych, do czego pracodawców zobowiązuje i Kodeks Pracy, i wspomniane wcześniej rozporządzenie. Lista obecności pracownika - co to? Listę obecności pracowników traktować należy jako jeden z dokumentów kadrowych, zwyczajowo stosowanych do potwierdzania przez zatrudnionych rozpoczęcia i obecności w pracy w danym dniu. Muszą być na niej zawarte informacje dotyczące nazwy zakładu pracy, okresu, dla którego jest prowadzona oraz podpisy pracowników i kierownika, poświadczające stan faktyczny w danym dniu roboczym. Pracodawca samodzielnie określa sposób potwierdzania rozpoczęcia i obecności w pracy (oraz sposób, w jaki usprawiedliwiane są wszelkie nieobecności). Może wobec tego zastosować wyłącznie kartę ewidencji czasu pracy, może też zdecydować się na prowadzenie indywidualnych list obecności, w których znajdą się również informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy w danym dniu, które pozwolą na określenie liczby przepracowanych godzin. Jeżeli te elementy na liście obecności się nie znajdą, nie może być ona traktowana jako ewidencja czasu pracy, na co z pewnością uwagę zwrócą kontrolerzy Państwowej Inspekcji Pracy. Wówczas lista stanowić może uzupełnienie ewidencji, które wspomoże stworzenie prawidłowego rozliczenia czasu pracy. To jednak ewidencja powinna pozostać głównym narzędziem, służącym do odpowiedniego obliczenia wynagrodzenia oraz innych, związanych z pracą, świadczeń. Jeśli natomiast pracodawca zrezygnuje z list obecności – uważając je za zbędne obciążenie zarówno dla pracowników, jak i działu kadrowego – może rozszerzyć prowadzoną ewidencję czasu pracy o informacje, które dotychczas pojawiały się na liście np. dane dotyczące spóźnień, czy wcześniejszych wyjść pracowników. Decyzją pracodawcy pozostaje opracowanie i wdrożenie listy obecności – przepisy nie wskazują wzoru takiej listy, może ona być więc prowadzona także elektronicznie. Zazwyczaj informacja o formie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, zawarta jest w regulaminie pracy danego zakładu. Lista tworzona jest zazwyczaj w cyklach miesięcznych, z podziałem na dni robocze. Znajduje się w niej nazwa zakładu pracy, informacja o kierowniku jednostki, imię i nazwisko pracownika oraz miejsce na jego podpis (lub parafkę) i podpis przełożonego. Symbole stosowane mogą być dowolnie, muszą jednak być zrozumiałe tak dla pracownika wypełniającego listę, jak i osób, które listę (jako narzędzie pomocnicze) będą darmowy wzór listy obecności. Czas na elektroniczną listę obecności! Papierowe listy obecności mają wiele wad. Są relatywnie mało odporne na wszelkie manipulacje danymi – podpisać może się na nich zarówno pracownik spóźniony, jak i nieobecny (swój podpis złoży np. w kolejnym dniu). Hurtowe podpisywanie list – wraz z końcem upływającego tygodnia lub miesiąca – zabiera także sporo czasu. To także dodatkowe obowiązki dla działu kadr, który listy musi sporządzić, drukować i udostępniać pracownikom, a następnie sprawdzać, czy zostały one prawidłowo uzupełnione. Z pomocą przyjść może inEwi – system do rejestracji czasu pracy, wspomagający organizację funkcjonowania firmy. Kontrola czasu pracy pracowników stanie się łatwiejsza, dzięki automatycznemu generowaniu list obecności i kart ewidencji oraz elektronicznemu obiegowi dokumentów ( wniosków urlopowych). Nadgodziny, spóźnienia i nieobecności będą na bieżąco kontrolowane, a raporty wygenerują się automatycznie (podobnie jak szacunki wynagrodzenia oparte o zarejestrowany czas pracy). W ten sposób pracownik zyska wygodną możliwość rejestrowania swojego czasu pracy za pomocą własnego smartfona, a pracodawca – wgląd w przejrzystą, cyfrową listę, wraz z dostępem do wszelkich szczegółów. Czy warto rejestrować czas pracy pracowników? Ewidencjonowanie czasu pracy pracownika to prawny obowiązek pracodawcy, za którego niedopełnienie grozi kara grzywny w wysokości do 30 000 zł (zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu Pracy). Rozliczenie obecności pracownika leży także w interesie pracodawcy. Szczególnie w sytuacji, gdy np. pracownik wystąpi z roszczeniami o wynagrodzenie za przepracowane nadgodziny. Pracodawca, który nie prowadzi list obecności, dokumentacji ewidencjonującej czas pracy czy list płac, będzie musiał sam udowadniać nieobecności pracownika, ich wymiar oraz w konsekwencji wypłacone wynagrodzenie – a także to, iż nadliczbowe godziny w ogóle nie wystąpiły.

. 3 475 675 493 617 330 273 534

legenda do listy obecności